Ein Fahrtenbuch wird eingesetzt, um betriebliche/berufliche und private Fahrten voneinander abzugrenzen. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des am Ende erreichten Kilometerstandes vollständig in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. Eine Sammlung loser Blätter ist als Fahrtenbuch nicht zulässig.
Für betriebliche/berufliche Fahrten muss ein Fahrtenbuch mindestens folgende Angaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand grundsätzlich zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
• Reiseziel (bei Umwegen auch die Reiseroute)
• Reisezweck
• Namen der aufgesuchten Geschäftspartner

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und (erster) Betriebsstätte/erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Wird die Ordnungsmäßigkeit des geführten Fahrtenbuches von der Finanzverwaltung nicht anerkannt, muss die Nutzung des Kraftfahrzeugs für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und (erster) Betriebsstätte/erster Tätigkeitsstätte grundsätzlich nach Pauschsätzen bewertet werden.

Auch das Führen eines elektronischen Fahrtenbuchs ist zulässig. So können Sie die Aufzeichnungen Ihrer betrieblichen/beruflichen und privaten Fahrten bequem am PC erledigen. Voraussetzung ist, dass sich aus dem elektronischen Fahrtenbuch dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Elektronische Fahrtenbücher werden von verschiedenen Herstellern angeboten.